Datenschutzinformationen für Mitarbeitende

Datenschutzinformationen für Mitarbeitende und Bewerbende

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten, hat bei uns einen hohen Stellenwert. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, von denen wir im Verlauf des Beschäftigungsverhältnisses Kenntnis erlangen, erfolgt stets im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Ziel dieser Information ist es, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren und Sie über Ihre Rechte aufzuklären. Unter „personenbezogene Daten“ fallen alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, wie z.B. Name, Anschrift und E-Mail-Adresse. Unter der „Verarbeitung“ Ihrer Daten ist jegliche Verwendung durch uns zu verstehen, etwa die Nutzung, Speicherung, Löschung oder die Weitergabe dieser Daten.
Wir benötigen Ihre Daten, um mit Ihnen ein Arbeitsverhältnis eingehen zu können, für dessen Durchführung und ggf. auch Beendigung. Wir brauchen Ihre Daten ferner, um die damit verbundenen vertraglichen und rechtlichen Verpflichtungen umzusetzen. Ohne Ihre Daten können wir weder einen Arbeitsvertrag abschließen noch unsere Verpflichtungen aus einem solchen Vertrag erfüllen.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen

Frau Renate Ulbricht
Rungestraße 17
16515 Oranienburg
Telefon: 03301 83 41-0
Telefax: 03301 83 41 20
E-Mail: info@jus-or.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bei Fragen zum Thema Datenschutz wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

Herr Brandenburg
Rungestraße 17
16515 Oranienburg
Telefon: 03301 577 42 00
Telefax: 03301 577 42 01
E-Mail: datenschutz@jus-or.de

Kategorien und Quellen der Datenverarbeitung

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten entweder direkt von Ihnen, indem Sie sie uns zur Verfügung stellen oder aber erheben sie im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses.

Bei den personenbezogenen Daten handelt es sich insbesondere um:

• persönliche Angaben, z. B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Anschrift, Religionszugehörigkeit, wenn dies für die Abführung der Kirchensteuer erforderlich ist;
• berufliche Qualifikationen und alle in Ihrem Lebenslauf enthaltenen sonstigen personenbezogenen Daten sowie das Anschreiben und übersandte Zeugnisse etc.;
• arbeitsplatzbezogene Angaben, z. B. Ihre beruflichen Kontaktdaten wie die dienstliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Personalnummer, Positionsbezeichnung, Stellenbeschreibung, Berichtspflichten, hauptsächlicher Arbeitsplatz sowie Ihre sonstigen Arbeitsbedingungen;
• Vergütung und Zusatzleistungen, z. B. die Höhe Ihrer monatlichen Bruttovergütung, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Steuerdaten und Angaben zu sonstigen Leistungsempfängern;
• Arbeitszeiterfassung sowie Planungsdaten zum Personaleinsatz, z. B., Informationen zu urlaubs-, krankheits- oder familiär bedingten Abwesenheiten;
• Arbeitsunfähigkeitsdaten, z. B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, ärztliche Atteste, Arztberichte oder Bescheinigungen und Aufzeichnungen, die im Zusammenhang mit Anpassungen des Arbeitsplatzes oder im Zusammenhang mit einem betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) stehen;
• Gesundheits- und Arbeitsschutzdaten, z. B. aus Audits/Überprüfungen, Gefährdungsbeurteilungen und Unfallberichten;
• Aus- und Weiterbildungen, Leistungsbeurteilungen, durchgeführte Schulungen bzw. Schulungsbedarf;
• Anmeldeinformationen im Serversystem in Form von Logfiles zur Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie weitere Informationen über die Nutzung dienstlicher Endgeräte und Anwendungen, z. B. Verbindungsnachweise dienstlicher Telefonanschlüsse.

Diese Auflistung ist nicht abschließend.

Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Entscheidung über eine Einstellung, für die Durchführung des Arbeitsvertrags und für dessen Beendigung. Dies beinhaltet unter anderem die folgenden Zwecke:

• Entscheidung über die Einstellung;
• Auszahlung Ihres Gehalts einschl. evtl. vereinbarter Sonderzahlungen
• Feststellen von Aus- und Weiterbildungsbedarf;
• Leistungsbeurteilungen und Personalentwicklung;
• Gewährung von Zugriffsrechten auf IT-Systeme sowie Zugangsmöglichkeiten zu Gebäuden;
• Dokumentation Ihrer Arbeitszeit;
• Sicherstellung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz;
• Beendigung des Arbeitsverhältnisses;
• Durchsetzung und Abwehr von rechtlichen Ansprüchen

Diese Auflistung ist nicht abschließend.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

I. Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG in Verbindung mit den Vorschrif-ten der DSGVO, weil die Verarbeitung zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

II. Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen:

Daneben wird die Verarbeitung Ihrer Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich sein (Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO). So sind wir zum Beispiel zur Übermittlung Ihrer Steuerdaten an die Finanzbehörden verpflichtet. Gleiches gilt für die An- und Ummeldung von Kita-/Hortmitarbeitern*innen bei den obersten Aufsichtsbehörden der Länder bzw. der Mitarbeiter*innen in Schulen bei den Schulämtern.

III. Einwilligung:

Daneben kann die Verarbeitung auch gerechtfertigt sein, wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke, wie etwa im Hinblick auf die Durchführung eines betrieblichen Eingliederungsmanagements, gegeben haben (Artikel 6 Abs. 1. lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG).

Es kann möglich sein, dass wir neben der von Ihnen erteilten Einwilligung auch aufgrund einer der genannten gesetzlichen Vorschriften oder einer kollektivrechtlichen Vorschrift zur Verarbeitung berechtigt sind.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten

Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Abs. 1 DSGVO (dies beinhaltet z.B. Daten über Gesundheit) darf und wird nur auf der Grundlage zusätzlicher Voraussetzungen geschehen.

Eine solche zusätzliche Voraussetzung liegt vor, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung der sich aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes ergebenden Verpflichtungen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass Ihr schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt (§ 26 Abs. 3 BDSG, Artikel 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO). Dies wird der Fall sein bei der Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Arbeitnehmerschutzvorschriften, wie zum Beispiel der gesetzlichen Entgeltfortzahlungsverpflichtung.

Daneben können Sie auch ausdrücklich in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten einwilligen, wenn Sie zum Beispiel an einem betrieblichen Eingliederungsmanagement teilnehmen wollen (§ 26 Abs. 3 BDSG, Artikel 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO).

Weitergabe Ihrer Daten

Ihre Vorgesetzten sowie die zuständigen Mitarbeiter in der Personal- und IT-Abteilung haben Zugang zu Ihren Daten, soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Wir sind zudem in bestimmten Fällen dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weiterzugeben. Dabei handelt es sich z. B. um Finanzämter oder andere Behörden bzw. Gerichte. Darüber hinaus geben wir Ihre Daten i.d.R. anonymisiert an Externe weiter, das sind Behörden, die gesetzliche Zahlungen an die Jugend- und Sozialwerk gemeinnützige GmbH als anerkannten Träger der öffentlichen Jugendhilfe leisten.

Speicherdauer

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur soweit und solange speichern, wie dies für den Zweck, für welchen sie von uns erhoben oder uns von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden, erforderlich ist. Wir spei-chern Ihre personenbezogenen Daten daher im Allgemeinen für die Dauer des Beschäftigungsverhältnis-ses.
Eingereichte Bewerbungsunterlagen, die nicht zum Arbeitsvertrag führen, werden 6 Monate nach erteilter Absage datenschutzgerecht gelöscht.

Nach Wegfall des Speicherungszwecks oder Ablauf einer gesetzlichen Speicherfrist werden wir Ihre perso-nenbezogenen Daten entsprechend den gesetzlichen Vorschriften löschen.

Betroffenenrechte

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten fehlerbehaftete Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen das Recht auf Berichtigung zu (Art. 15, 16 DSGVO). Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls das Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Nach Artikel 15 DSGVO können Sie Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Sollten die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie nach Maßgabe von Artikel 16 DSGVO deren Berichtigung verlangen.
• Unter den Voraussetzungen der Artikel 17 und 18 DSGVO können Sie die Löschung und die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
• Ihnen steht ggf. nach Artikel 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Das bedeutet, dass sowohl Sie selbst die Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten als auch die Übermittlung an einen Dritten verlangen können, wenn dies technisch machbar ist.

Bitte wenden Sie sich möglichst schriftlich an die oben angegebene Verantwortliche, wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten.

Möchten Sie Näheres zu Ihren Rechten erfahren, sich allgemein zum Thema Datenschutz informieren oder eine Beschwerde loswerden, dann wenden Sie sich gerne vertrauensvoll über oben angegebene Kontaktmöglichkeiten an unseren Datenschutzbeauftragten.

Darüber hinaus haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an die für JuS zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DSGVO).

Die Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow

E-Mail: Poststelle@LDA.Brandenburg.de.